Door-organiseren en door-ontwikkelen
ICT ontwikkelingen
Digitalisering transformeert onze samenleving. Het vierjarige programma Digitale Transformatie sluit eind 2022 af. Dit programma heeft zich niet alleen op de ontwikkeling en de inrichting van ICT-voorzieningen, processen en systemen gericht, maar ook op de ontwikkeling van de organisatie en de medewerkers met als doel de dienstverlening te verbeteren.
Klanten kunnen sneller en beter worden geholpen doordat we in de afgelopen jaren meer dan honderdvijftig processen hebben gedigitaliseerd. In 2023 breiden we het aantal gedigitaliseerde klantprocessen wederom uit en zetten we in op een verdere ontwikkeling van de digitale vaardigheden van de medewerkers. Ook worden er meer producten en diensten in het Engels aangeboden.
Door de digitale inrichting wordt veel data geregistreerd, aan de hand waarvan we management- en stuurinformatie genereren. Het verbeteren van het datamanagement, waaronder de datakwaliteit en het beveiligen van informatie, is een belangrijk aandachtspunt. Voor het applicatielandschap en het datamanagement, waarbij extra aandacht is voor het borgen van het data-eigenaarschap, stellen we voor de komende jaren een samenhangend plan op. Daarnaast willen we ook aansluiting vinden bij de ICT architectuur principes die VNG heeft gedefinieerd voor gemeenten. De VNG presenteert deze ICT principes onder de naam Common Ground.
Om beter digitaal te kunnen (samen)werken bieden we de medewerkers een nieuw platform voor samenwerken en documentopslag. Hierbij kijken we naar laagdrempeligheid en of medewerkers in hun eigen tempo getraind kunnen worden.
We richten ons ook op de I(CT) onderdelen bij de voorbereiding en implementatie van nieuwe wet- en regelgeving, die inmiddels door de VNG ‘informatie wetten’ worden genoemd: de Omgevingswet (Ow), de Wet kwaliteitsborging bouwen (Wkb), de Wet open overheid (Woo), het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid (Wet Digitoegankelijkheid), de Wet modernisering bestuurlijk elektronisch verkeer (Wmebv), de Wet digitale overheid (Wdo) en de Wet hergebruik overheidsinformatie (Who).
Daarnaast wordt er een aantal grote I(CT) projecten gestart, waaronder de vervanging van het zaaksysteem en de migratie van applicaties, die nu in het Amstelveens datacenter zijn gesitueerd, naar een cloud omgeving. Hieronder valt een aantal van de grote gemeentelijke informatiesystemen, zoals voor Burgerzaken, het Sociaal Domein en Financiën.
HRM eigentijds werkgeverschap
Om een aantrekkelijke werkgever te blijven ligt de focus van het HR-beleid de komende jaren op het binden en boeien van medewerkers. Veel hedendaagse medewerkers en (potentiële) sollicitanten hechten waarde aan ontwikkelmogelijkheden. Amstelveen zet de komende tijd in op het ondersteunen van leidinggevenden en medewerkers door het bieden van een eigentijdse resultaat- en ontwikkelcyclus. We breiden het aanbod van de AA-academie hiervoor verder uit en medewerkers krijgen de kans om via een digitaal opleidingsplatform deel te nemen aan (online)trainingen.
Voor de versterking van de rol van de leidinggevende als peoplemanager is gestart met een management-development traject. In 2023 zal dit een vervolg en verdieping krijgen. Belangrijke thema’s hierbinnen zijn ‘werken aan eigenaarschap’ en ‘resultaatgericht sturen’.
Arbeidsmarkt en inhuur
De organisatie bestaat uit circa 1.400 medewerkers waarvan een deel inhuur is op basis van tijdelijk geld en tijdelijke projecten. We merken dat de organisatie vanwege arbeidsmarktkrapte steeds vaker personeel moet inhuren. Dit vraagt om creativiteit en slagvaardigheid in het werven van personeel. We verleggen de focus van kennis- en ervaringgerichte selectie naar competentiegerichte selectie. Daarnaast houden we de marktconformiteit van onze beloningen scherp in de gaten. Het komende jaar zullen alle zeilen bijgezet moeten worden om inhuur te reduceren en waar mogelijk om te zetten naar vaste arbeidsplekken.
Diversiteit en Inclusie
Gemeente Amstelveen heeft zich als doel gesteld om een meer diverse en inclusieve
organisatie te zijn. In 2022 is een vragenlijst (Beleidsscan Inclusiviteit) uitgezet onder medewerkers. In deze scan wordt gemeten of medewerkers zich gerespecteerd en gewaardeerd voelen binnen de organisatie. Belangrijke uitkomst is dat zowel de meerderheidsgroep als de minderheidsgroep boven de grenswaarde van 44% scoort. Desondanks geven de resultaten op de 4 onderzoeksgebieden (Instroom, Inclusiviteit, Doorstroom en Uitstroom) een aantal aanbevelingen. Deze aanbevelingen worden verder uitgewerkt in deelplannen en voorzien van concrete acties die in 2023 verder geïmplementeerd worden binnen onze organisatie.
Vitaliteit en verzuim
Als de vraag naar werk groter is dan het aanbod, is het van groot belang om een goede verzuimaanpak te hanteren. Hiermee kunnen we de inzetbaarheid van medewerkers beter vasthouden en met name het aandeel langdurig verzuim verkleinen. In 2022 zijn twee externe casemanagers gestart om de verzuimbegeleiding van onze medewerkers te optimaliseren.
Naast verzuimbegeleiding is er ook veel aandacht voor verzuimpreventie. Een jaarlijkse vitaliteitsweek en periodieke preventief medisch onderzoek (PMO’s) zijn enkele voorbeelden hiervan.
Huisvesting
Na een grondige renovatie is het Raadhuis veranderd in gemoderniseerde flexibele kantooromgeving dat toekomstbestendig is, voor zowel groei- en krimpbewegingen in de organisatie.
Flexibel inspelen op thuiswerken in combinatie met ontmoeten op het Raadhuis past in het huidige huisvestingsconcept. Alle verdiepingen zijn voorzien van reserveerbare werkplekken, focusruimten en vergaderruimten. Afgelopen jaar zijn deze faciliteiten uitgebreid met een groot ontmoetingspark op de 1 e verdieping. In de loop van dit jaar wordt de centrale hal meegenomen in het vernieuwde inrichtingsconcept waarbij veel aandacht zal zijn voor de ontvangst van onze klanten in combinatie met verbeterde veiligheid.
Ten behoeve van het parallel kunnen vergaderen tijdens raadsavonden wordt een aparte vergaderruimte gecreëerd en voorzien van nieuwe geluid- en video-installaties.
Medio 2023 zal in het kader van groot onderhoud de buitenkant van het Raadhuis voorzien zijn van nieuwe gevelbekleding. De dekvloer van de parkeerkelder wordt vernieuwd en de indeling herschikt waarbij meer ruimte zal zijn voor tweewielers in het kader van duurzame mobiliteit.
Informatieveiligheid
De gemeente handelt continu product- en dienstaanvragen af. Iedereen moet erop kunnen vertrouwen dat hier zorgvuldig, conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), mee wordt omgegaan. In 2022 hebben we ongeveer 50 DPIA’s uitgevoerd. De AVG controles op processen en informatiesystemen worden ook in 2023 verder doorgevoerd. Deze processen zijn zodanig ingericht dat de AVG-wetgeving ten aanzien van de werkprocessen goed geborgd is binnen de AA organisatie.
Vanwege complexiteit en de breedte van de Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO) wordt jaarlijks een risico-inventarisatie uitgevoerd, een actieplan informatieveiligheid en privacy vastgesteld en wordt het informatieveiligheidsbeleid getoetst. Een belangrijk onderdeel is bewustwording, waarbij gebruikers worden getraind om alert te blijven.
Om de kans op digitale aanvallen te verkleinen nemen we technische maatregelen door het inzetten van o.a. antivirus software, een firewall en door het analyseren we securitymeldingen via het Security Information & Event Management systeem (SIEM). Het veilig houden van het netwerk en de ICT-systemen, vanwege de grote afhankelijkheid van digitale informatie in combinatie met de vele dreigingen, vraagt hierdoor structureel de aandacht van de organisatie.
Rechtmatigheidsverantwoording
In de huidige situatie geeft de accountant een oordeel af over de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening. Daar komt binnenkort verandering in door voorgestelde aanpassing van landelijke wetgeving daaromtrent. In de nieuwe situatie zal het college zich rechtstreeks aan de raad verantwoorden over de rechtmatigheid. Het oordeel van de accountant heeft vanaf dan enkel nog maar betrekking op de getrouwheid. Eerder is vanuit het rijk aangegeven dat deze wijziging zou ingaan met ingang van het boekjaar 2022. In juni heeft het ministerie van BZK aan gemeenten laten weten dat die datum niet meer haalbaar is. Naar verwachting zal de nieuwe verantwoordingswijze deel moeten gaan uitmaken van de jaarrekening 2023 die in het kalenderjaar 2024 wordt vastgesteld. De gemeentelijke financiële verordening en de controleverordening (ex artikel 212 en 213 gemeentewet) moeten worden aangepast op de nieuwe verantwoordingswijze. De geactualiseerde verordeningen zullen, nadat de wetswijziging van kracht is, aan de raad ter besluitvorming worden voorgelegd.
Doorontwikkeling sturing op de financiën
Door digitalisering genereren we steeds meer data die inzicht biedt in onze dienstverlening en bedrijfsvoering. Een goede ontsluiting van betrouwbare financiële data is ook van groot belang. In 2023 zetten we verder in op het door ontwikkelen van dashboards, het verder digitaliseren van de facturering (geen pdf’s) en het realiseren van korte(re) betaaltermijnen.
De verplichtingenadministratie gaan we steeds intensiever gebruiken en verwachten we meer van onze leveranciers als het gaat om het inzenden van facturen (denk bijvoorbeeld aan het opnemen van routecodes). Door het toepassen van deze maatregelen wordt informatie betrouwbaarder en kunnen we beter inschatten welke budgettaire ruimte er aan het einde van het jaar is.